COMO FUNDAR UMA ASSOCIAÇÃO

Carlos Alberto dos Santos Dutra

Este artigo originalmente publicado no antigo Jornal Dia a Dia, em fevereiro de 2000, há 22 anos portanto, merecia ser revisado antes de ser republicado. Porém, dada a urgência de um pedido da parte de um amigo, e o mesmo ainda se apresentar atual, eis que o torno público novamente. O enunciado faz parte do livro O Mendigo das Estrelas, crônicas brasilandenses, que circulou em 1ª edição no ano de 2005 e em 2ª edição no ano de 2016, às pág. 252-257 e se encontra disponível para consulta na Biblioteca Municipal Professora Abadia dos Santos, de nossa cidade.

Pois bem.

Muitos aventuram-se a fundar uma associação sem qualquer conhecimento sobre o assunto. Eis que dias atrás fui procurado pelos senhores Ovídio Lopes de Oliveira e Jair Bezerra Xavier que me solicitaram algumas dicas sobre o assunto. Em rápidas palavras tracei o rito para criação e registro de uma entidade. Inicialmente é necessário realizar uma reunião dos interessados e eleição de uma Comissão Provisória que ficará encarregada de elaborar a minuta do Estatuto, marcar a data da Assembleia Geral de Fundação e preparar o Edital de Convocação de todos os interessados para esta Assembleia com antecedência de 15 a 30 dias, devendo constar a Ordem do Dia, local e horário da Assembleia de Fundação. 

A divulgação e publicidade deste ato é importante para que ele não venha posteriormente ser contestada a sua legitimidade. Recomenda-se a publicação deste Edital em jornal local. Na falta de jornal, ler na Rádio e afixar na Câmara Municipal e Fórum local, além de outros locais que julgar necessário. A comissão deverá providenciar um Livro de Atas onde lavrará a Ata de criação da Comissão Provisória (Ata n.º 1) Pró Fundação da Associação X, registrando, além da presença dos presentes, os objetivos da Comissão bem como sua eleição. Para a Assembleia de Fundação (Ata n.º 2, no mesmo livro) deverá ser providenciado antecipadamente cédulas e uma urna para a eleição. 

No dia da Assembleia colher as assinaturas de todos os presentes na reunião no livro de Ata. Escrever no cabeçalho: Lista de Presença dos Participantes da Assembleia de Fundação da Associação X. inicialmente só estes primeiros é que constituem a Associação podendo candidatar-se a cargos eletivos e votar (sócios fundadores). Composta a mesa formada do Presidente, Secretário e Escrutinador, procede-se à leitura da Ordem do Dia, encaminhando a discussão e votação dos itens do Edital, conforme o caso. 

Nesta Assembleia de Fundação será discutido e aprovado do Estatuto Social; será eleita a 1ª diretoria e conselho fiscal, conforme esteja previsto no Estatuto. Quando existir mais de uma chapa, elas devem ser registradas antes do início do processo eleitoral. Na prática, nesta Assembleia de Fundação obedece-se ao seguinte roteiro: Iniciado os trabalhos da Assembleia (explica-se os motivos da Assembleia), logo se dá por aberto o período para inscrição de chapas. Digamos, se a Assembleia inicia as 8:00 horas, deverá reservar-se até as 11:00 horas para a inscrição de chapas. 

Inscreve-se a chapa da situação (preparada pela equipe da comissão provisória) e aguarda-se a chegada de uma nova chapa. É recomendado esperar esse período mínimo para não se alegar depois que não ouve oportunidade para todos concorrer. A Comissão Provisória deverá providenciar ficha de inscrição onde conste nome, filiação, endereço, CIC e RG dos candidatos, que deverão ficar a disposição dos presentes para, querendo, poderem montar uma chapa e se inscrever. Só devem ser aceitas chapas completas. Encerrando o período de inscrição, providencia-se a eleição, com cédulas e urna. Após a eleição o resultado da apuração deve ser registrado em Ata de Fundação (ou Constituição) da Associação, mencionando-se na Ata que imediatamente após a proclamação dos resultados da eleição, deu-se a posse da Diretoria. (O Estatuto da Associação deve ser aprovado primeiro). 

Durante o desenrolar-se da eleição no Livro de Atas logo abaixo da lista de presentes, (sem deixar linha em branco) inicia-se a redação da Ata de Fundação, Eleição e Posse e Aprovação de Estatuto da Associação e tudo lavrado da Associação. Termos da Ata (sugestão) – “reuniu-se em Assembleia Geral convocada pela Comissão Provisória eleita em (data), os moradores do bairro X, com a finalidade de aprovar o Estatuto da Associação X, e eleger a primeira Diretoria da Associação (...) Realizada a abertura dos trabalhos pelo Presidente da Comissão Provisória, Sr. Fulano de tal, foi passada a palavra para o Sr. (secretário) que procedeu a leitura do Estatuto e seus artigos, fazendo-se os esclarecimentos necessários às dúvidas apresentadas pelos moradores presentes. 

Depois de lido e discutido, foi colocado sob regime de votação sendo aprovado por unanimidade (por voto secreto) ou (por aclamação) de todos os presentes. Após a aprovação do Estatuto, abriu o período para a inscrição de chapas para concorrer à Diretoria da Associação X. inscrita somente uma chapa, procedeu-se a eleição nos termos do Estatuto (Artigo X) já aprovado. 

Foram eleitos por voto secreto e direto os integrantes da chapa única para a Diretoria (e Conselho Deliberativo). Foram eleitos para a Diretoria: Presidente: Fulano de tal, Secretário: (conforme a estrutura da Associação. Ao mencionar os nomes dos membros da Diretoria eleita elencar, nome, estado civil, profissão, CIC, RG e endereço. Prossegue a Ata: Nos termos do artigo X do Estatuto foram proclamados eleitos os membros da diretoria (e conselho deliberativo, conforme o caso), tomando posse imediatamente, e assumindo o exercício no ato da proclamação, ficando acertado que o Presidente da Associação providenciará o mais rápido possível a publicação do extrato de estatuto no Diário Oficial, sua inscrição no Registro Civil das pessoas jurídicas e posterior cadastramento na Secretaria Municipal de Assistência Social. Nada a mais havendo a tratar, deu-se por encerrada a Assembleia... Eu, fulano de tal, secretário da Associação, que lavrei a presente Ata que vai assinada por mim e pela diretoria empossada. 

Depois de criada a associação, providencia-se o seu registro ao cartório de Títulos e documentos, para que a entidade obtenha personalidade jurídica. Para isso é necessário que previamente se publique no Diário Oficial do Estado (DOE) o Extrato de Estatuto (que é um resumo do que é, para que serve, como funciona e como está formada a entidade, tudo previsto no estatuto. Uma meia lauda datilografada basta, pois o DOE cobra o preço por cm²). 

De posse de dois exemplares do jornal em que foi publicado o Edital de Convocação (ou cópia do mesmo com o recebi do órgão público, comprovando que houve a fixação do mesmo na repartição); cópia de dois exemplares do DOE em que foi publicado o Extrato de Estatuto; cópia da Ata de Constituição da Associação, o Livro de Atas e de Presenças e 2 cópias do Estatuto, sendo uma cópia original e outra xerox. Deve-se apresentar também a relação atual da Diretoria com a indicação de nome, nacionalidade, estado civil, profissão, residência, CPF, RG de todos os membros da Diretoria. Ao Presidente cabe fazer um pequeno requerimento ao Cartório solicitando o registro do Estatuto. A taxa cobrada pelo Cartório varia atualmente em torno de R$ 50.00 (cinquenta reais). 

O passo seguinte é a inscrição da entidade no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica, o CNPJ (antigo CGC/MF) que é expedido pela Receita Federal. Para obter este documento a entidade deve apresentar o Estatuto devidamente registrado, cópia do Extrato do Estatuto publicada no DOE e preencher as fichas de inscrição que tem formulários padronizados naquela repartição (escritórios também fazem isso via internet com rapidez). Exige-se também cópia da Ata da Constituição da entidade (Presidente) e comprovante de residência. Depois de recebido o número, a entidade deve providenciar a confecção de o carimbo (CNPJ). 

Para fins de obtenção de recursos através de convênios em nível e esfera governamental municipal, estadual e federal, recomenda-se, ainda obter uma declaração de utilidade pública, inicialmente municipal, (depois, conforme a área de abrangência da entidade, também a estadual e federal), enviando requerimento ao Prefeito em papel timbrado da entidade ou com o carimbo da mesma anexando ao documento cópia do cartão do CNPJ, o atestado passado pelo Conselho Municipal de Assistência Social (ou Promoção Social) ou autoridade local comprovando o funcionamento da entidade; prova de que os cargos não são remunerados (deve constar no Estatuto); cópia da Ata de Fundação; relação nominal da Diretoria; relatório de atividades e balanço financeiro dos últimos três anos. 

A entidade poderá (e deverá) ainda ser cadastrada na Secretaria Municipal de Ação Social de Brasilândia, através de requerimento dirigido à Secretaria solicitando seu cadastro. A documentação necessária é a mesma requerida para a obtenção da declaração de utilidade pública. Em Brasilândia existe Portaria (ou Decreto) regulamentando isso. (Verificar na Câmara Municipal). 

O passo seguinte (e final) para a obtenção de recursos em nível federal é o registro no Conselho Nacional de Assistência social, que exige uma longa e específica documentação. De antemão é bom frisar que o CNAS somente aceitará o pedido de registro se o Estatuto da entidade estabelecer claramente: a) que não fará distribuição de lucro entre seus participantes; b) que em caso de dissolução o patrimônio será destinado à outra instituição registrada no CNAS; c) que a Assembleia o órgão máximo; d) que possui Conselho Fiscal com atuação permanente; e) que todos os sócios efetivos podem votar e ser votados; f) que não haverá cargos de direção vitalícios, e que não se fará distinção de raça, sexo, credo religioso ou político de seus associados. 

Espero que estas dicas auxiliem os interessados de minha comunidade na formação desse importante instrumento de luta popular. Pela democratização do poder e da informação!

Brasilândia/MS, 20 de outubro de 2022.

Ilustração: https://www.uninassau.edu.br/noticias/encontro-de-diretores-de-escolas-acontece-na-uninassau.html